Termeni si Conditii

1. Definitii

„Platforma” — aplicatia web LUCA, accesibila la app.getluca.ro, inclusiv toate API-urile, serviciile si functionalitatea aferenta.

„Operatorul” / „Noi” — JBA WEB AGENCY SRL, cu sediul in Iasi, Sos. Pacurari 54 Bl. 554 Sc. A Et. 5 Ap. 13, Cod Postal 700547, CUI 45013493, Nr. Reg. Com. J2021003372228, email: alex@getluca.ro.

„LUCA” — asistentul virtual bazat pe inteligenta artificiala (AI) integrat in platforma, care comunica cu participantii prin WhatsApp in numele organizatorului.

„Organizatorul” — orice persoana fizica autorizata sau juridica care creeaza un cont pe platforma, configureaza un eveniment si utilizeaza serviciile LUCA pentru a gestiona participantii acelui eveniment.

„Participantul” — orice persoana fizica ale carei date (nume, prenume, telefon, email) sunt introduse in platforma de catre organizator (prin formular pe site, fisier CSV sau webhook) si care poate interactiona cu asistentul LUCA prin WhatsApp.

„Serviciul AI” — functionalitatea de generare automata de raspunsuri prin intermediul modelelor de limbaj ale OpenAI (GPT), configurata si antrenata pe informatiile furnizate de organizator.

„Contul” — ansamblul de credentiale si date de configurare ale unui organizator pe platforma.

„Evenimentul” — entitatea creata de organizator pe platforma, care poate reprezenta un eveniment fizic, online sau hibrid (conferinta, curs, workshop, concert etc.).

2. Obiectul contractului

Prezentii termeni constituie un acord juridic intre Operator si Organizator cu privire la utilizarea platformei LUCA ca serviciu software (SaaS) pentru managementul evenimentelor prin intermediul unui asistent virtual WhatsApp bazat pe inteligenta artificiala.

Prin crearea unui cont pe platforma, Organizatorul accepta in mod expres prezentii Termeni si Conditii, precum si Politica de Confidentialitate si Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA) a platformei LUCA.

Prezentii Termeni si Conditii, impreuna cu Politica de Confidentialitate, Politica de Cookie-uri si Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA), constituie contractul electronic de prestari servicii incheiat intre Operator si Organizator, in conformitate cu Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica si Regulamentul eIDAS (UE) nr. 910/2014. Contractul intra in vigoare la momentul confirmarii primei plati efectuate de Organizator prin intermediul platformei.

Serviciile acoperite de prezentul acord includ, fara a se limita la: configurarea asistentului AI per eveniment, gestionarea participantilor, trimiterea de mesaje WhatsApp, generarea de certificate, campanii planificate, export de date si analize statistice.

3. Inregistrarea si contul

3.1. Pentru utilizarea platformei, Organizatorul trebuie sa creeze un cont folosind o adresa de email valida si o parola sau prin autentificare Google OAuth. Datele furnizate trebuie sa fie reale, complete si actualizate.

3.2. Crearea contului este permisa doar persoanelor cu capacitate juridica deplina. Persoanele juridice pot crea conturi prin reprezentantii lor legali.

3.3. Organizatorul este responsabil pentru pastrarea confidentialitatii credentialelor de acces si pentru toate activitatile desfasurate in contul sau. In caz de utilizare neautorizata, Organizatorul este obligat sa notifice imediat Operatorul la alex@getluca.ro.

3.4. Un cont nu poate fi transferat, cedat sau utilizat de catre alte persoane decat titularul.

3.5. Operatorul isi rezerva dreptul de a refuza sau suspenda inregistrarea in cazul in care informatiile furnizate sunt false, incomplete sau incalca prezentii termeni.

4. Serviciile oferite

Platforma LUCA pune la dispozitia Organizatorilor urmatoarele functionalitati principale:

• Asistent AI WhatsApp — configurare si antrenare AI per eveniment pe baza informatiilor furnizate de organizator (descriere, program, pachete, FAQ-uri, documente), comunicare automatizata cu participantii prin WhatsApp.
• Managementul participantilor — import prin script tracker, fisier CSV, webhook CF7 sau API direct; vizualizare si filtrare participanti; istoric conversatii.
• Campanii planificate — trimitere de mesaje WhatsApp in masa la momente definite (inainte sau dupa eveniment), pe baza template-urilor aprobate de Meta.
• Certificate de participare — generare automata de certificate PDF personalizate cu datele participantilor.
• Analiza intrebarilor — clasificare automata a intrebarilor fara raspuns dupa urgenta, categorie si sentiment; escaladare catre organizator.
• Statistici si analize — date agregate privind participarea, conversatiile, performanta asistentului AI.
• Integrare Google Calendar — sincronizare optionala a evenimentelor cu calendarul Google al organizatorului.
• Export date — export participanti si date statistice in formate uzuale.

Operatorul poate actualiza, modifica sau retrage functionalitati, cu notificarea prealabila a Organizatorilor prin email sau prin anunt in platforma, cu minimum 15 zile inainte, cu exceptia cazurilor de urgenta tehnica sau de securitate.

5. Obligatiile organizatorului

5.1. Temeiul legal pentru prelucrarea datelor participantilor. Organizatorul este responsabil pentru obtinerea unui temei juridic valid (consimtamant, contract, interes legitim) pentru colectarea si prelucrarea datelor personale ale participantilor la evenimentele sale, anterior introducerii acestor date in platforma LUCA. Operatorul actioneaza ca imputernicit al Organizatorului in ceea ce priveste datele participantilor, conform Acordului de Prelucrare a Datelor (DPA).

5.2. Informarea participantilor. Organizatorul se obliga sa informeze participantii, in prealabil, cu privire la utilizarea platformei LUCA si la comunicarea prin WhatsApp, inclusiv despre drepturile lor GDPR (inclusiv dreptul de stergere prin mesajul „stop” pe WhatsApp).

5.3. Acuratetea datelor. Organizatorul garanteaza ca datele furnizate platformei (date eveniment, date participanti) sunt corecte, actualizate si obtinute legal.

5.4. Continut permis. Organizatorul nu va utiliza platforma pentru a transmite continut ilegal, fraudulos, discriminatoriu, spam sau orice alt continut care incalca legislatia romana sau europeana ori politicile Meta/WhatsApp Business.

5.5. Securitatea contului. Organizatorul raspunde pentru toate actiunile intreprinse din contul sau si va mentine securitatea credentialelor de acces.

5.6. Respectarea politicilor Meta. Organizatorul accepta sa respecte Politica de Utilizare Acceptabila a WhatsApp Business si politicile Meta privind template-urile de mesaje.

5.7. Interdicte. Se interzice: utilizarea platformei pentru a procesa date sensibile (CNP, date medicale, date din cartea de identitate, IBAN) prin intermediul campurilor de mesaje; incercarea de acces neautorizat la date ale altor organizatori; utilizarea automatizata abuziva (scraping, flood de cereri); revanzarea sau sublicentierea serviciului.

5.8. Notificarea participantilor privind contactul WhatsApp. Organizatorul are obligatia de a informa in mod clar si vizibil participantii, inainte de inscrierea la eveniment (pe pagina evenimentului, in formularul de inscriere sau prin orice alt mijloc adecvat), ca vor fi contactati prin WhatsApp de catre asistentul AI LUCA. Aceasta informare trebuie sa includa mentiunea ca comunicarea se realizeaza prin intermediul unui asistent virtual bazat pe inteligenta artificiala si sa faca trimitere la Politica de Confidentialitate a platformei LUCA. Organizatorul este singurul responsabil pentru obtinerea consimtamantului valid al participantilor in acest sens.

6. Obligatiile operatorului

6.1. Disponibilitate. Operatorul depune eforturi rezonabile („best effort”) pentru a asigura disponibilitatea platformei, insa nu garanteaza un nivel minim de uptime. Platforma depinde de servicii terte (Meta/WhatsApp, OpenAI, Railway, Google) a caror disponibilitate este in afara controlului Operatorului. Perioadele de intretinere planificata vor fi anuntate cu minimum 24 de ore inainte.

6.2. Securitate. Operatorul implementeaza masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru protectia datelor, inclusiv criptarea parolelor (bcrypt), verificare HMAC a webhook-urilor WhatsApp, HTTPS obligatoriu, acces bazat pe roluri si rate limiting.

6.3. Backup. Operatorul realizeaza backup-uri periodice ale bazei de date si ia masuri rezonabile pentru recuperarea datelor in caz de incident.

6.4. Conformitate GDPR. Operatorul, in calitate de Imputernicit al Organizatorului pentru datele participantilor, respecta prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) si mentine Acorduri de Prelucrare a Datelor (DPA) cu toti sub-imputernicitii (OpenAI, Meta, Resend, Google, Railway).

6.5. Notificari. Operatorul va notifica Organizatorul in cel mai scurt timp posibil in cazul unui incident de securitate care afecteaza datele participantilor gestionati prin platforma.

6.6. Asistenta tehnica. Operatorul pune la dispozitie asistenta tehnica prin email la alex@getluca.ro in zilele lucratoare.

6.7. Calitatea de intermediar tehnic. Operatorul actioneaza exclusiv ca intermediar tehnic, punand la dispozitie infrastructura software necesara functionarii asistentului AI. Responsabilitatea pentru continutul informatiilor furnizate asistentului AI, pentru acuratetea acestora si pentru conformitatea cu legislatia aplicabila apartine in totalitate Organizatorului.

6.8. Accesul la conversatii. Operatorul nu monitorizeaza sistematic conversatiile dintre asistentul AI si participanti. Cu toate acestea, Operatorul isi rezerva dreptul de a accesa si analiza conversatiile in scopul: (a) investigarii incalcarilor prezentilor Termeni; (b) depanarii tehnice si rezolvarii erorilor; (c) imbunatatirii calitatii serviciului si a algoritmilor AI; (d) conformitatii cu obligatiile legale. Datele de conversatie pot fi utilizate in forma anonimizata sau agregata pentru imbunatatirea continua a platformei, in baza interesului legitim conform art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR.

6.9. Interventia asupra template-urilor. Operatorul isi rezerva dreptul de a suspenda, modifica sau anula template-urile de mesaje WhatsApp create de Organizator si transmise catre Meta pentru aprobare, in cazul in care acestea: (a) contin continut ilegal, discriminatoriu, inselator sau abuziv; (b) incalca politicile Meta/WhatsApp Business Platform; (c) pot pune in pericol reputatia platformei LUCA sau statutul contului WhatsApp Business. Aceasta interventie poate fi efectuata fara notificare prealabila in cazuri de urgenta.

7. Protectia datelor personale

7.1. Prelucrarea datelor personale in cadrul platformei LUCA este guvernata de Politica de Confidentialitate a platformei, care face parte integranta din prezentii Termeni si Conditii.

7.2. In relatia cu Organizatorul, platforma LUCA functioneaza cu doua roluri distincte:

• Operator de date — pentru datele personale ale Organizatorilor (cont, autentificare, facturare).
• Imputernicit — pentru datele personale ale Participantilor introduse in platforma de catre Organizator.

7.3. Operatorul a incheiat Acorduri de Prelucrare a Datelor (DPA) cu urmatorii sub-imputerniciti care pot procesa date personale: OpenAI (SUA), Meta Platforms Ireland Ltd., Resend Inc. (SUA), Google LLC (SUA), Railway Corp. (SUA).

7.4. Organizatorul este de acord ca platforma LUCA poate transmite datele necesare functionarii (in special mesajele si informatiile participantilor) catre acesti sub-imputerniciti in scopul furnizarii serviciului.

7.5. Campurile sensibile (CNP, coduri medicale, serie/numar CI, adrese complete, IBAN) sunt blocate automat si nu sunt stocate de platforma.

8. Proprietate intelectuala

8.1. Platforma LUCA, incluzand codul sursa, designul, interfata grafica, algoritmii, documentatia si orice alte elemente constituente, reprezinta proprietatea exclusiva a JBA WEB AGENCY SRL si este protejata de legislatia privind drepturile de autor si proprietatea intelectuala.

8.2. Utilizarea platformei nu confera Organizatorului niciun drept de proprietate intelectuala asupra platformei sau a componentelor sale.

8.3. Operatorul acorda Organizatorului o licenta limitata, neexclusiva, netransferabila si revocabila de utilizare a platformei exclusiv in scopul gestionarii propriilor evenimente.

8.4. Continutul creat de Organizator (descrieri de evenimente, documente incarcate, template-uri de mesaje) ramane proprietatea Organizatorului. Organizatorul acorda Operatorului o licenta necesara pentru procesarea acestui continut in vederea furnizarii serviciului.

8.5. Marca inregistrata „LUCA” si logoul aferent sunt proprietatea JBA WEB AGENCY SRL. Este interzisa utilizarea acestora fara acordul scris prealabil al Operatorului.

9. Limitarea raspunderii

9.1. Caracterul consultativ al AI. Asistentul LUCA AI genereaza raspunsuri automate pe baza informatiilor furnizate de Organizator. Aceste raspunsuri au caracter pur informativ si nu constituie consultanta juridica, medicala, financiara sau de alta natura. Operatorul nu este raspunzator pentru corectitudinea, completitudinea sau adecvarea raspunsurilor generate de AI. Organizatorul este responsabil pentru acuratetea informatiilor furnizate asistentului AI.

9.2. Servicii terte. Platforma integreaza servicii terte (WhatsApp/Meta, OpenAI, Google, Resend). Operatorul nu este responsabil pentru indisponibilitatea, erorile sau schimbarile de politica ale acestor furnizori terte care afecteaza functionarea platformei.

9.3. Limitare generala. In masura maxima permisa de lege, raspunderea totala a Operatorului fata de un Organizator, indiferent de cauza actiunii, este limitata la suma platita de Organizator pentru servicii in ultimele 3 luni anterioare producerii prejudiciului. Operatorul nu este raspunzator pentru daune indirecte, incidentale, speciale, consecutive sau punitive.

9.4. Forta majora. Operatorul nu raspunde pentru nerealizarea obligatiilor contractuale cauzate de evenimente in afara controlului sau rezonabil (cutremure, inundatii, atacuri cibernetice de mare amploare, modificari legislative etc.).

9.5. Continut organizator. Operatorul nu este raspunzator pentru continutul mesajelor trimise participantilor prin platforma de catre sau in numele Organizatorului.

9.6. Dependenta de servicii terte. Functionarea platformei LUCA depinde de disponibilitatea si functionarea corecta a serviciilor terte, inclusiv dar fara a se limita la: Meta Platforms (WhatsApp Business API), OpenAI (modele de limbaj GPT), Google LLC (OAuth, Calendar), Resend Inc. (email tranzactional), Railway Corp. (infrastructura cloud). Operatorul nu este responsabil pentru intreruperile, modificarile de API, schimbarile de politica sau disfunctionalitatile acestor servicii terte. In cazul unor intreruperi prelungite ale unui serviciu tert esential, Operatorul va depune eforturi rezonabile pentru a identifica solutii alternative, fara a garanta insa continuitatea neintrerupta a serviciului.

10. Suspendare si reziliere

10.1. Organizatorul poate solicita stergerea contului in orice moment, prin email la alex@getluca.ro. La stergerea contului, datele organizatorului si datele participantilor asociati vor fi sterse, cu exceptia jurnalelor anonimizate retinute pentru conformitate GDPR.

10.2. Operatorul poate suspenda sau inchide contul unui Organizator, cu notificare prealabila prin email de minimum 7 zile, in cazul in care:

• Organizatorul incalca prezentii Termeni si Conditii;
• Contul este utilizat in activitati ilegale sau frauduloase;
• Activitatea din cont pune in pericol securitatea altor utilizatori sau a platformei.

10.3. In cazurile grave (abuz evident, activitate ilegala, risc de securitate iminent), Operatorul poate suspenda imediat contul, fara notificare prealabila, cu comunicarea motivelor in cel mai scurt timp posibil.

10.4. La incetarea contractului din orice cauza, Organizatorul are la dispozitie 30 de zile pentru a exporta datele proprii din platforma.

11. Legea aplicabila si litigii

11.1. Prezentii Termeni si Conditii sunt guvernati si interpretati in conformitate cu legislatia romana, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor personale in sectorul comunicatiilor electronice si orice alte acte normative aplicabile.

11.2. Orice litigiu rezultat din sau in legatura cu prezentii Termeni si Conditii va fi solutionat pe cale amiabila, in termen de 30 de zile de la notificarea scrisa a partii adverse.

11.3. In lipsa unei solutionari amiabile, litigiul va fi supus competentei exclusive a instantelor judecatoresti de la sediul Operatorului, si anume instantele din Iasi, Romania.

12. Dispozitii finale

12.1. Operatorul isi rezerva dreptul de a modifica prezentii Termeni si Conditii. Modificarile vor fi comunicate Organizatorilor prin email cu minimum 15 zile inainte de intrarea in vigoare. Continuarea utilizarii platformei dupa aceasta data constituie acceptarea modificarilor.

12.2. Daca orice prevedere a acestor Termeni si Conditii este declarata invalida sau inaplicabila, restul prevederilor raman in vigoare si vor fi interpretate intr-o maniera care reflecta cat mai fidel intentia initiala a partilor.

12.3. Neutilizarea sau intarzierea in exercitarea oricarui drept prevazut in prezentii termeni nu constituie o renuntare la acel drept.

12.4. Prezentii Termeni si Conditii, impreuna cu Politica de Confidentialitate, Politica de Cookie-uri si Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA), constituie contractul electronic integral dintre Operator si Organizator cu privire la utilizarea platformei LUCA si inlocuiesc orice acorduri anterioare referitoare la acelasi obiect. Acest contract este incheiat in forma electronica, in conformitate cu Legea nr. 455/2001 si Regulamentul eIDAS.

12.5. Pentru orice intrebari legate de prezentii Termeni si Conditii, va puteti adresa la alex@getluca.ro.